Säker informationsdelning & Förhindra datastöld och spridning

I denna serie:

Säker informationsdelning

Säker informationsdelning och samarbete

Att kunna dela information säkert är en kritisk funktion för många organisationer, särskilt de som arbetar i projekt med externa partners, leverantörer eller konsulter. För att säkerställa att känslig information inte hamnar i fel händer krävs robusta verktyg och metoder som gör det möjligt att dela filer och dokument på ett säkert sätt, samtidigt som åtkomsten kontrolleras noggrant.

Krypterad informationsdelning

För att skydda data under överföring och lagring används krypterade kommunikationskanaler. Genom att använda verktyg som möjliggör krypterad delning av filer och dokument kan organisationer säkerställa att endast behöriga mottagare får åtkomst till informationen. Kryptering gör det omöjligt för obehöriga att läsa innehållet, även om det skulle avlyssnas eller stjälas under transport.

Granulär åtkomst vid informationsdelning

Det är viktigt att kunna dela information med rätt personer och med rätt behörigheter. Ett effektivt verktyg för informationsdelning gör det möjligt att:

Ställa in olika åtkomstnivåer, såsom ”läs endast”, ”redigera” eller ”dela vidare”.
Återkalla åtkomst om det skulle behövas, exempelvis om mottagaren inte längre behöver åtkomst eller om säkerhetskraven förändras. Detta ger organisationen full kontroll över den delade informationen under hela delningsprocessen.

Säker läsare för läs-endast åtkomst

En vanlig lösning för att förhindra obehörig spridning eller missbruk av delad information är att använda en säker läsare. Detta innebär att mottagaren endast kan läsa informationen via en säker visningsapplikation som förhindrar:

Kopiering av text och innehåll.
Nedladdning av dokumentet till en personlig enhet.
Skärmdumpning eller andra sätt att extrahera information.

Denna metod säkerställer att informationen kan delas på ett kontrollerat sätt och minimerar risken för att känsliga data sprids vidare, även om dokumentet har delats med externa parter.

Användningspolicys baserade på mottagare

En annan viktig aspekt av säker informationsdelning är att tillämpa individuella policys beroende på mottagaren och deras roll i organisationen eller projektet. Exempelvis:

Externa konsulter kan tillåtas att öppna ett dokument, men en policy kan tvinga det att öppnas i ”läs-endast” läge och med en synlig vattenstämpel som indikerar att dokumentet är konfidentiellt. Detta vattenmärke kan också innehålla mottagarens namn eller e-postadress för att avskräcka från otillåten spridning.
Projektanställda eller interna teammedlemmar kan ges fullständig redigeringsåtkomst till dokumenten. Detta kan inkludera möjligheten att öppna och bearbeta filer i ordinarie program, som exempelvis Microsoft Word, för att underlätta det dagliga arbetet med projektmaterialet.

Genom att ha granulära användningspolicys baserade på mottagarens relation till organisationen säkerställs att varje individ får exakt den nivå av åtkomst som krävs för deras uppgifter, och inget mer.

Anpassade säkerhetsnivåer beroende på typ av dokument

Olika typer av information, såsom ritningar, ekonomiska rapporter eller projektdokument, kräver olika nivåer av säkerhet beroende på hur känsliga de är och vem de delas med. Organisationer bör kunna ställa in specifika säkerhetsprinciper för olika typer av information:

Ritningar kan till exempel delas med externa byggentreprenörer med möjlighet att endast läsa och kommentera utan att ladda ner dokumentet.
Rapporter kan delas med finansiella partners med åtkomst till både läs- och redigeringsmöjligheter, beroende på deras roll i projektet.

Förhindrande av spridning och missbruk

En av de största utmaningarna med informationsdelning är att förhindra att delad information sprids vidare utan kontroll. Det finns flera tekniker och verktyg som kan användas för att minimera dessa risker:

Blockera bifogningar i e-postmeddelanden: Delad information kan konfigureras så att den inte kan bifogas i e-postmeddelanden eller laddas upp till externa lagringsytor som molntjänster. På detta sätt kan organisationen säkerställa att känslig data förblir inom kontrollerade kanaler och inte sprids okontrollerat.
Spårbarhet och revisionsloggning: All delad information bör vara spårbar. Detta innebär att organisationen kan se vem som har öppnat, redigerat eller delat dokumentet, samt när och var detta skedde. Spårbarhet ger en extra nivå av ansvarsskyldighet och säkerhet, vilket avskräcker obehörig användning av delad information.

Vattenmärkning för ökad säkerhet

Att använda vattenmärkning är ett effektivt sätt att ytterligare skydda delad information. Genom att tillämpa automatiska vattenmärken på dokument, som anger att materialet är konfidentiellt eller tillhör en viss avdelning, kan organisationer tydligt visa att informationen är skyddad. Vattenmärken kan också inkludera mottagarens namn eller e-postadress, vilket skapar en avskräckande effekt och gör det möjligt att spåra eventuella läckor.

Förhindra datastöld och spridning

Starka säkerhetsåtgärder för att skydda information:

För att skydda information från att stjälas eller spridas, medvetet eller omedvetet, är det avgörande att införa starka säkerhetsåtgärder. Dessa säkerhetsåtgärder hjälper organisationer att hantera både interna och externa hot, och säkerställa att känslig information förblir skyddad.

Här är några av de viktigaste åtgärderna:

Datakryptering både i vila (lagrad) och under överföring:

Kryptering är en grundläggande säkerhetsmetod för att skydda data från obehörig åtkomst. Genom att kryptera information både när den lagras och när den överförs mellan system säkerställs att även om data fångas upp, kan den inte tolkas utan rätt krypteringsnyckel.

Dataläckageskydd (Data Loss Prevention, DLP):

DLP-system används för att identifiera och blockera otillåtna överföringar av känslig information, såsom personuppgifter eller företagshemligheter. Dessa system övervakar och analyserar dataflöden, både internt och externt, och kan automatiskt vidta åtgärder som att blockera eller varna när känslig data försöker lämna organisationens nätverk på ett otillåtet sätt.

Automatisk upptäckt (discovery) av känslig data:

Moderna säkerhetssystem kan automatiskt skanna och identifiera känslig information i organisationens nätverk, dokument och e-post. Denna automatiska upptäckt säkerställer att även oupptäckt eller oklassificerad känslig data kan lokaliseras och skyddas. Systemet kan till exempel upptäcka personuppgifter, finansiella data eller immateriella rättigheter, och säkerställa att dessa uppgifter hanteras i enlighet med företagets policyer och regelverk som GDPR.

Automatisk etikettering av känslig data:

När känslig data identifieras kan system för automatisk etikettering tillämpa säkerhetsetiketter baserat på datans innehåll eller kontext. Detta innebär att all känslig information automatiskt får rätt etikett, som ”konfidentiell” eller ”endast för internt bruk”, utan att användaren behöver ingripa manuellt. Automatisk etikettering bidrar till att säkerställa att säkerhetsåtgärder tillämpas konsekvent och att rätt skyddsnivå appliceras på all känslig data.

Användarutbildning:

Även de bästa tekniska lösningarna kan inte helt eliminera den mänskliga faktorn. Användarutbildning är en viktig del av säkerhetsarbetet. Genom att utbilda anställda i att förstå vikten av att skydda känslig information och hur man undviker vanliga säkerhetsrisker, som phishing eller osäker hantering av data, kan organisationer minska risken för oavsiktliga säkerhetsincidenter. Det är särskilt viktigt att användare lär sig identifiera varningar från säkerhetssystem och följa interna rutiner för informationshantering.

Fortsätt läsa:

Spårbarhet och loggning & Kryptering

Ladda ner hela e-boken idag

Genom att ange dina uppgifter godkänner du vår Privacy Policy