Safe Storage: Part 3
8 min
Secure information sharing & Prevent data theft and dissemination
In this series:
- Secure Storage: Introduction
- Klassificering av information & Starka åtkomstkontroller
- Secure information sharing & Prevent data theft and dissemination
- Traceability and logging & Encryption
Secure information sharing
Secure information sharing and collaboration
Being able to share information securely is a critical function for many organizations, especially those working on projects with external partners, suppliers or consultants. Ensuring that sensitive information does not fall into the wrong hands requires robust tools and methods that allow files and documents to be shared securely, while access is closely controlled.
Encrypted information sharing
För att skydda data under överföring och lagring används krypterade kommunikationskanaler. Genom att använda verktyg som möjliggör krypterad delning av filer och dokument kan organisationer säkerställa att endast behöriga mottagare får åtkomst till informationen. Kryptering gör det omöjligt för obehöriga att läsa innehållet, även om det skulle avlyssnas eller stjälas under transport.
Granular access when sharing information
It is important to be able to share information with the right people and with the right permissions. An effective information sharing tool makes it possible to:
- Ställa in olika åtkomstnivåer, såsom läs endast, redigera eller dela vidare.
- Återkalla åtkomst vid behov, exempelvis om mottagaren inte längre behöver åtkomst eller om säkerhetskraven förändras.
Detta ger organisationen full kontroll över den delade informationen under hela delningsprocessen.
Secure reader for read-only access
En vanlig lösning för att förhindra obehörig spridning eller missbruk av delad information är att använda en säker läsare. Detta innebär att mottagaren endast kan läsa informationen via en säker visningsapplikation.
En sådan lösning kan förhindra:
- Kopiering av text och innehåll
- Nedladdning av dokumentet till en personlig enhet
- Skärmdumpar eller andra sätt att extrahera information
Denna metod säkerställer att informationen kan delas på ett kontrollerat sätt och minimerar risken för att känsliga data sprids vidare.
Usage policies based on recipients
En annan viktig aspekt av säker informationsdelning är att tillämpa individuella policys beroende på mottagaren och deras roll i organisationen eller projektet.
Exempel:
- Externa konsulter kan få öppna ett dokument i läs-endast-läge med en synlig vattenstämpel som visar att dokumentet är konfidentiellt. Vattenmärket kan även innehålla mottagarens namn eller e-postadress för att avskräcka från otillåten spridning.
- Projektanställda eller interna teammedlemmar kan ges fullständig redigeringsåtkomst till dokumenten och möjlighet att arbeta i ordinarie program, exempelvis Microsoft Word.
Genom att ha granulära användningspolicys baserade på mottagarens relation till organisationen säkerställs att varje individ får exakt den nivå av åtkomst som krävs.
Customized security levels depending on the type of document
Olika typer av information, såsom ritningar, ekonomiska rapporter eller projektdokument, kräver olika nivåer av säkerhet beroende på hur känsliga de är och vem de delas med. Organisationer bör kunna ställa in specifika säkerhetsprinciper för olika typer av information.
Ritningar kan till exempel delas med externa byggentreprenörer med möjlighet att endast läsa och kommentera utan att ladda ner dokumentet.
Rapporter kan delas med finansiella partners med åtkomst till både läs- och redigeringsmöjligheter, beroende på deras roll i projektet.
Prevention of proliferation and abuse
En av de största utmaningarna med informationsdelning är att förhindra att delad information sprids vidare utan kontroll. Det finns flera tekniker och verktyg som kan användas för att minimera dessa risker.
Blockera bifogningar i e-postmeddelanden: Delad information kan konfigureras så att den inte kan bifogas i e-postmeddelanden eller laddas upp till externa lagringsytor som molntjänster. På detta sätt kan organisationen säkerställa att känslig data förblir inom kontrollerade kanaler och inte sprids okontrollerat.
Spårbarhet och revisionsloggning: All delad information bör vara spårbar. Detta innebär att organisationen kan se vem som har öppnat, redigerat eller delat dokumentet, samt när och var detta skedde. Spårbarhet ger en extra nivå av ansvarsskyldighet och säkerhet, vilket avskräcker obehörig användning av delad information.
Watermarking for increased security
Att använda vattenmärkning är ett effektivt sätt att ytterligare skydda delad information. Genom att tillämpa automatiska vattenmärken på dokument, som anger att materialet är konfidentiellt eller tillhör en viss avdelning, kan organisationer tydligt visa att informationen är skyddad.
Vattenmärken kan också inkludera mottagarens namn eller e-postadress, vilket skapar en avskräckande effekt och gör det möjligt att spåra eventuella läckor.
Prevent data theft and dissemination
Starka säkerhetsåtgärder för att skydda information
To protect information from being stolen or disseminated, knowingly or unknowingly, it is crucial to implement strong security measures. These security measures help organizations deal with both internal and external threats and ensure that sensitive information remains protected.
Datakryptering både i vila (lagrad) och under överföring
Encryption is a basic security method to protect data from unauthorized access. Encrypting information both when it is stored and when it is transferred between systems ensures that even if the data is intercepted, it cannot be deciphered without the correct encryption key.
Dataläckageskydd (Data Loss Prevention, DLP)
DLP systems are used to identify and block unauthorized transfers of sensitive information, such as personal data or company secrets. These systems monitor and analyse data flows, both internal and external, and can automatically take actions such as blocking or alerting when sensitive data attempts to leave the organization's network in an unauthorized manner.
Automatisk upptäckt (discovery) av känslig data
Moderna säkerhetssystem kan automatiskt skanna och identifiera känslig information i organisationens nätverk, dokument och e-post. Denna automatiska upptäckt säkerställer att även oupptäckt eller oklassificerad känslig data kan lokaliseras och skyddas.
Systemet kan till exempel upptäcka personuppgifter, finansiella data eller immateriella rättigheter, och säkerställa att dessa uppgifter hanteras i enlighet med företagets policyer och regelverk som GDPR.
Automatisk etikettering av känslig data
När känslig data identifieras kan system för automatisk etikettering tillämpa säkerhetsetiketter baserat på datans innehåll eller kontext. Detta innebär att all känslig information automatiskt får rätt etikett, som ”konfidentiell” eller ”endast för internt bruk”, utan att användaren behöver ingripa manuellt.
Automatisk etikettering bidrar till att säkerställa att säkerhetsåtgärder tillämpas konsekvent och att rätt skyddsnivå appliceras på all känslig data.
Användarutbildning
Även de bästa tekniska lösningarna kan inte helt eliminera den mänskliga faktorn. Användarutbildning är en viktig del av säkerhetsarbetet. Genom att utbilda anställda i att förstå vikten av att skydda känslig information och hur man undviker vanliga säkerhetsrisker, som phishing eller osäker hantering av data, kan organisationer minska risken för oavsiktliga säkerhetsincidenter.
Det är särskilt viktigt att användare lär sig identifiera varningar från säkerhetssystem och följa interna rutiner för informationshantering.